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會議秘書服務

    所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的,在預算時通常按類別籠統計算,不在細分??可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作,那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可,由雙方財務或者相關人員核定。
    一般安排主席團成員或者職務比較高的同志,座次可以按職務或姓氏筆劃排列。主席臺根據人數多少,可以設一排或二排、三排以上。座談會可以不設主席臺,主持會議同志座位在正對會場門口的地方。主席臺上方可以掛會標,一般為紅底黑字,字體莊重。如開黨代會、人代會、團代會等還要掛會徽,會徽兩邊掛紅旗,紅旗一邊五面為宜,為調節會議氣氛,主席臺前可以擺鮮花,會場的四周可以張貼標語口號。另外座位前桌子上要擺座簽,有的只擺主席臺,有的全體與會人員都擺座簽。音響麥克風、譯風都要準備好,會前要試試響不響。
    會議證是出席會議的憑證,上面標明會議名稱,使用者姓名、性別、發證日期、號碼,有的還要貼照片?;嵋櫓び址殖魷?、工作證、記者證,可用不同顏色區別。
    (一)會議進行階段要做的工作
    在進行階段,要按照各自分工,做好會務工作和各項服務工作,確?;嵋櫚乃忱?。這里著重介紹會議記錄和簡報工作?;嵋榧鍬際俏鴆莼嵋榧蟣?、會議紀要乃至正式文件奠定基礎,也是為會后進一步研究問題,總結工作提供重要參考材料,也為查考歷史提供依據和憑證。如遵義會議是歷史上具有重大意義的一次會議,但因沒有記錄,對會議的重要情節長期沒有搞清楚,1984年發現陳云同志在長征途中傳達遵義會議的手稿,手稿是根據會議記錄整理的,為搞清遵義會議的真實情況提供了依據。搞好記錄,要本著三個原則,一要按照會議的真實情況,忠實的記錄,凡記下來的要符合原意,不能根據自己的好惡,歪曲人家的發言,聽不清的要問一下,核對一下。二是要快,字要小,字距要短,可以使用簡稱。三是擇要而記,記錄一小時只能寫3000多字,而說話可以達10000多字,無論如何記不下來,記錄要抓住要點,記主要觀點、精辟論述、結論性意見以及有爭議的問題,一般性的內容可以不記。
    比較大型的會議,一般都出簡報,簡報的作用有:一是便于領導同志了解會議全貌,掌握會議進程,對會議進行指導,發現問題及時解決;二是便于各與會人員交流經驗,溝通情況;三是為日后研究工作提供可靠的資料。
    寫簡報要做到四點。一是簡報要簡,要突出重點,精練內容,最好不超過1000字,有的簡報不簡,有言必錄,把發言的全部內容都寫上了,使人看了頭痛;二是要快,一般情況,上午的發言,下午要寫出來,下午的發言晚上要寫出來,第二天上午要送到與會人員。有的簡報幾天寫不出來,會議開完了,簡報才出來,成了馬后炮;三是真實客觀,包括人名、地名、時間、數字、引文,都要準確無誤。對事實不能有任何夸大、縮小、虛構,更不能把自己的觀點強加于人。為了做到真實,寫好后,要交當事人過目;四是突出重點和特點,現在簡報通病就是沒有特點,空話,套話太多,泛泛的一般表態,給人千篇一律,千人一面之感,這種簡報實在不愿意看。簡報要舍棄一般的內容,在開頭交代某某組在誰主持下討論,哪幾位同志發言,然后開門見山,把最精辟的內容寫出來。
    (二)會議結束階段,這階段時間短促,要做的事情比較多,秘書這個階段也比較忙,搞不好容易出差錯,這個階段要清理文件,哪些可以帶走,哪些要收回,要開出單子,對走的人需要幫助買機票、車票。對會議形成的文件,有些需要會后修改定稿印發。有的會議會后要寫紀要。關于會議紀要的寫作,有同志專題講,我不重復。
    三、改進會風,提高工作效率
    開會是進行決策,指導工作不可缺少的方式。但如果過多過濫,形成會海,也會勞民傷財,造成災難?;嵋樘?,特別是無關緊要的會也要領導參加,使領導寶貴的時間淹沒在會海里,沒時間深入基層,調查研究,解決問題??峋鴕ㄇ?,有限的經費被無用會議占用,使該解決的問題解決不了,也給交通和賓館造成緊張。有的利用開會之機大吃大喝,亂發紀念品,有的以開會之名,搞公費旅游,在群眾中造成不良影響。這些現象必須克服。如何改進會風,提高會議效率,首先要控制會議的規模、規格和會期。一是從會議內容上控制。凡是可開可不開的會議堅決不開,不解決問題的會議堅決不開,可以合并的會議不單獨開;二是從會議規模和規格上控制。本著寧少勿多,寧小勿大的原則,嚴格控制會議規模和規格,參加會議的人數減少到最低限度。凡能開小會解決的問題就不要開大會,凡參加一個人能解決的問題,就不要來兩個人,少帶或不帶工作人員。部門能解決的問題,不要以黨委或政府的名義開會。部門的會議不要都請領導參加,確有必要,可只請主管領導參加,其他領導不要陪會;三是從會議時間上控制。本著寧短勿長的原則,開一天能解決問題的會,不要開成兩天,開半天能解決問題的會,不要開一天。時間安排要緊湊,不要搞得松松垮垮。有的會開的長與講話不精練有關,廢話、空話、重復的話太多。一件事情張書記講了,李書記講,托乎提縣長講了,買買提縣長又講,講話的角度差不多,觀點差不多,內容差不多,浪費時間。一個人講清楚了就可以了,別人不要重復,如果要講要有新內容;四是從會議形式上控制,可以用電話、電視、廣播等手段辦到的事情,如表彰先進等,可以不開會,能用電話會、電視會解決的問題,就不要把人召來開會;五是從會議經費控制。規定會議經費標準,不得突破,不得擠占其他經費,不得攤派,轉嫁負擔。
    (二)會議要儉樸節約,禁止以開會之名大吃大喝,鋪張浪費,亂發錢物,禁止以開會之名搞公款旅游,國家明文規定不得到黃山、桂林等風景區開會。
    (三)會議內容要實在,要確能解決問題。反對搞形式主義,作表面文章或會而不議,議而不決,決而不行,行而不果。
    (四)要嚴格會議紀律,使會議開得緊張、緊湊,盡量避免遲到、早退、缺席現象。
    四、對會議秘書的要求
    1、會議秘書要有較強的辦事能力和組織協調能力,較高的文字水平。
    2、秘書人員要正確認識自己在會議的角色,擺正自己的位置,樹立牢固的服務觀念,不厭其煩地為與會者提供優質服務。
    3、工作要細致周密?;崳窆ぷ魘嗆芟鋼戮嚀宓墓ぷ?,而且帶有政治性,如果在哪個環節上出了問題都會造成不良影響,因此,計劃要訂的細一些,想的周到一些,不要漏項。分工要明確,出了問題把板子打在具體人員身上,一個人想問題往往不全面,計劃要讓大家討論把關。部署的工作要進行檢查,如會場布置好了,會前要去看看,會標對不對,座簽擺的是否合適,麥克風響不響,發現問題及時糾正,千萬不能粗枝大葉。
    4、要注意保密。多數會議都帶有機密性,對會議的內容,包括時間、地點、與會人員、議題和日程安排及文件資料都要保密。有些會議,會上保密,會后公開或部分內容公開,何時公開或哪些內容可以公開,都要請示領導,不要自作主張 


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